Armanç Canbeyli & Eda Akın
Amerika Birleşik Devletleri (“ABD”) küresel ticaretin önemli aktörlerinden. Hem üretim hem de tüketim tarafında oldukça aktif olan ABD’nin ticaret politikaları dünya ekonomisini şekillendiren unsurların başında geliyor. Üretim tarafını ele aldığımızda, otomotiv, teknoloji, yazılım, moda, HTM ve gıda gibi ABD menşeili pek çok temel ürün ve hizmetin yılın herhangi bir günü serbest dolaşımda olduğunu görüyoruz. Tüketim tarafında ise 300 milyonu aşan nüfusu ve temel ihtiyaçların ötesine geçen kapsamlı tüketim kültürüne sahip toplum yapısı sayesinde dünyadaki en cazip pazarlardan biri olarak karşımıza çıkıyor. Elbette, bu durum ülkemizi de etkiliyor. Sizlere bu yazıyı iletirken kullandığımız teknolojilerden, sizlerin bunu okurken kullanacağınız mobil cihazlara kadar günlük hayatımıza etki eden pek çok ürün ABD menşeini taşıyor. Bu denli etki sahibi bir ihracat ağına sahip olan ABD ise ticaret politikalarını şekillendirirken kendi menşeini taşıyan içerikleri, teknolojileri ve know-how unsurlarını korumayı hedefliyor.
Bu durum ise bizleri yine ABD yaptırımları konusuna getiriyor. Bildiğiniz üzere bu platformdan ABD yaptırımları konusunda çok sayıda içerik paylaştık. ABD’nin ekonomik ve politik gücünün uluslararası ticaretteki bir yansıması olan bu yaptırımlar, özellikle ABD ile yoğun ticari ilişkilere sahip iş çevrelerini yakından ilgilendiriyor. Bu konudaki temel değerlendirmelerimizi içeren yazımıza buradan erişebilirsiniz. Yaptırım rejiminin bugün ele alacağımız bölümü ise ihracat kontrollerini ve bunlara ilişkin alınabilecek uyum tedbirlerini içeriyor.
ABD ile bağlantılı olarak iş yapan şirketlerin faaliyetlerini İhracat Yönetimi Düzenlemeleri’ne (Export Administration Regulations – “EAR”) uygun olarak gerçekleştirmeleri gerekiyor. ABD menşei taşıyan ürünlerin ve içeriklerin kimlere hangi koşullarda ihraç edilip edilemeyeceğine ilişkin temel düzenlemeleri getiren bu mevzuatın uygulayıcı kurumlarının başında ABD Ticaret Bakanlığı bünyesinde kurulan Endüstri ve Güvenlik Ofisi (Bureau of Industry and Security – “BIS”) yer alıyor. İhracat kontrollerine ilişkin temel bilgilere ve değerlendirmelerimize buradan erişebilirsiniz.
BIS’in uygulama alanına giren konular sınır ötesi (extraterritorial) ticari yaptırımlar içerdiğinden, ülkemiz iş çevreleri açısından takip edilmesi güç bir durum ortaya çıkıyor. Bu güçlüğü bir nebze de olsa gidermek ve ABD ihracat kontrolleri ile uyum sağlamak için yapılması gerekenleri ise aşağıda sizler için ele alıyoruz.
İhracat kontrollerinde uyum çalışmalarının temelini, BIS tarafından 2017 yılında yayımlanan İhracat Uyum Kılavuzu (Export Compliance Guidelines) oluşturuyor. Yabancı ülkelerdeki şirketlerin uyum çalışmalarında yaşadığı ataleti fark eden BIS, ABD ile ticaret yapan tüm sektör paydaşlarının faydalanabileceği bir kılavuz yayımlamıştı. Bahse konu Kılavuz’da etkin bir İhracat Uyum Programı (Export Compliance Program – ECP)’nın unsurları belirtiliyor. Kılavuzda ortaya konulan İhracat Uyum Programı’nın amacı, şirketlerin ihracat faaliyetlerini EAR’a uygun olarak yürütebilmelerine yardımcı olmak için bir dizi prosedür oluşturulması. Böylece olası ihlal risklerinin azaltılması ve ihracat işlemlerinin kolaylaştırılması amaçlanıyor.
İhracat Uyum Kılavuzu’nda EAR’a tabi olan ürünler bakımından etkin bir uyum programı için bulunması gereken 8 kritik unsur; yönetim taahhüdü, risk değerlendirmesi, ihracat yetkilendirmesi, kayıt tutma, eğitim, denetimler, ihracat ihlallerinin ele alınışı ve düzeltici aksiyonların alınması ve ihracat uyum kitapçığının oluşturulması ve muhafaza edilmesidir.
Temel unsurlar yukarıda belirtilenler olmakla birlikte, herkese uyacak tek bir kalıptan söz edilemeyeceği için, uyum programı hazırlanırken bu unsurların her şirketin organizasyon yapısının farklılıkları ve ihtiyaçları dikkate alınarak uygun hale getirilmesi gerekiyor. Uyum programı ve etkileri bakımından dikkate alınması gereken bazı faktörler arasında şirketin büyüklüğü, ihracat hacmi, ihraç veya yeniden ihraç edilecek kalemlerin türü, son kullanımı veya son kullanıcısı, şirketin, bağlı kuruluşlarının ve müşterilerin coğrafi konumu, iş ortakları ile ilişkileri ve şirket içi ihracat süreçlerinin karmaşıklığı gibi etkenler bulunuyor.
Kılavuz’da yer alan 8 temel unsur hakkında daha detaylı açıklamalarımızı aşağıda sizler ile paylaşıyoruz:
- Yönetim Taahhüdü: Üst yönetim taahhüdü etkin bir İhracat Uyum Programı’nın başarısı bakımından en önemli faktördür. Yönetimin desteği ile hazırlanan bir uyum programı şirket tarafından tamamen benimsenme ve günlük işlemlerine dahil edilmeye daha yatkın olacaktır. Etkin ihracat uyum programı, şirketlerin üst yönetiminin açıkça uyum politikalarını ve prosedürlerini destekleyerek, yeterli eğitim, bilgi ve kaynakları sağlayarak programa önem ve meşruluk kazandırdığı yukarıdan aşağıya doğru yönetilen bir süreçtir.
Güçlü bir yönetim desteği ve taahhüdünü göstermenin en iyi yolu CEO, Başkan veya diğer bir kıdemli yönetici tarafından imzalanmış bir Yönetim Taahhüt Beyannamesi’dir. Bu beyannamenin her yıl gözden geçirilmesi ve çalışanların okuyup imzalaması için dağıtılması gerekmektedir. Verilmesi gereken mesaj, ihracat uyumunun proaktif, şirket çapında her seviyeden taahhüdü gerektirdiği ve her çalışanın sistemin bütünlüğü açısından önemli bir rolü olduğudur. Ayrıca yönetim taahhüt beyannamesinin şirket adına hareket edecek olan taraflara da sözleşme aşamasında iletilmesi ve bunun şirketle iş yapılması bakımından şart olarak öngörülmesi gerekir.
- Risk Değerlendirmesi: İhracat uyumu bakımından risk, ihmal edildiğinde şirketin itibarını ve ihracat faaliyetlerini ve dolayısıyla da ticari işlerini olumsuz etkileyebilecek olan tehditlerdir. Bu unsurun amacı, şirketin karşılaşabileceği önlenebilir riskleri belirlemek ve bu risklerin kontrolü bakımından zayıf noktaların azaltılması için koruma mekanizmalarının geliştirilmesidir. İhracatta risk veya risk değerlendirmesi temel olarak üç alana ilişkindir. Bunlar, ihraç edilen ürün, şirketin operasyonları ve potansiyel müşterilerdir. Öncelikle her şirketin kendi ürününü ve İhracat Kontrol Sınıflandırma Numarası’nı (Export Control Classification Number – ECCN) bilmesi gerekmektedir. Bu numara BIS’ten ihracat lisansı alma gerekliliklerini belirlemede kullanılması bakımından önemlidir. Ayrıca, şirketlerin müşterilerine ilişkin olası riskleri hakkında farkındalık sahibi olması gerekmektedir.
- İhracat Yetkilendirmesi: Bu unsurun anlaşılması ve uyum programına dahil edilmesi ihracat kontrollerine uyum bakımından oldukça önemlidir ve dört kısımdan oluşur. Bunlar; yetki alanı, sınıflandırma, lisans belirlenmesi ve görüntülemedir. Bu şekilde şirket, söz konusu ihraç edilen ürünler bakımından hangi kurumun yetkisi bulunduğu, ürünün EAR’a tabi olup olmadığı, ürünler bakımından doğru sınıflandırmanın hangisi olduğu, şirketin bir ürünün ihracatı için lisans gerekip gerekmediğini nasıl belirleyeceği, ihlallerin önlenmesi için şirketin hangi izleme aşamalarına sahip olduğu gibi sorulara cevaplar bulunabilecektir.
- Kayıt Tutulması: Tarafların ABD’den gerçekleşen en son tarihli ihracat veya yeniden ihracat faaliyetinden itibaren 5 yıl süreyle ihracatın, yeniden ihracatın, aktarma, işlemin yön değiştirme veya sonlanma tarihleri gibi ihracata ilişkin kayıtlarının tutulması gerekmektedir.
- Eğitim: Etkin bir uyum programına sahip olma bakımından iyi bir eğitim programı oldukça önemlidir. İhracat kontrolüne ilişkin temel eğitimin genel bir kitleye verilmesi gerekirken, ihracata ilişkin görevi olan pozisyonlardaki çalışanlara daha detaylı ve İhracat Uyum Ekibi’ne ise en detaylı eğitimin verilmesi gerekir.
- Denetim: Bir uyum programının düzgün bir şekilde işleyebilmesi için, sistemin kendisi ve parçalarının test edilmesi gerekli ayarlamaların yapılması gerekmektedir. İhracat uyum yöneticilerinin programı dinamik tutup işlemlerde, ürünlerde veya ihracat kontrol düzenlemelerinde değişiklik ortaya çıktığında buna uygun olarak uyum programını da uyarlayabilmeleri gerekmektedir. Denetimin amacı, şirketin belirlenen ihracat politikaları ile mevcut uygulamaları arasında ortaya çıkan uyum eksikliklerini, riskleri ve tutarsızlıkları belirlemektir. İhracat uyum yöneticisinin denetimin gerçekleştirilmesine yardımcı olmak için bir ekip oluşturması gerekir. Uyum eksikliklerinin, potansiyel risk alanlarının belirlenebilmesi için denetim ekibine tam bir özerklik ve esnekliğin sağlanması ve denetim ekibinin de bunlara yönelik tavsiyelerini iletmesi gerekir. Kaynakların izin verdiği ölçüde periyodik olarak şirketin uyum programının tarafsız bir değerlendirmesinin yapılabilmesi için üçüncü taraf bir denetçinin kullanılması düşünülebilir.
- İhracat İhlallerinin Ele Alınışı ve Düzeltici Aksiyonların Alınması: İhracatla bağlantılı olarak ortaya çıkan ve şüphe duyulan uyumsuzluk durumlarında çalışanlara nasıl hareket edeceklerine dair net bir yol gösteren prosedürler önemlidir. Şirketlerin çalışanların potansiyel bir ihlalin belirlenmesi durumunda kiminle iletişime geçmeleri gerektiği dahil olmak üzere bilgilendirilmeleri gerekir. Bu tür mekanizmalar, uygulamada uyum düzeyine güvenen şirketler tarafından kolaylıkla göz ardı edilebilir fakat EAR bakımından kritik öneme sahiptir.
- İhracat Uyum Kitapçığının Oluşturulması ve Muhafaza Edilmesi: Öncelikli olarak eğer yönetim tarafından resmi bir ihracat uyum kitapçığının oluşturulması için bir yönlendirme yapılmamışsa, bir an önce bu desteğin alınması gerekir. Bu kitapçık, çalışanların spesifik sorumluluklarını ve ihracat süreçlerinin hızlı yürütülmesi ve ilgili ürün ve hizmetlerin müşterilere ulaştırılması açısından şirketin diğer parçalarıyla nasıl entegre olacaklarını öğrenmelerini sağlar. Ayrıca yönetimden bir ihracat uyum ekibinin kurulması için destek alınması gerekir. Böyle bir uyum ekibinin çalışması, kitapçığın güncel ve amacına uygun olarak muhafaza edildiği konusunda emin olunması bakımından oldukça faydalıdır.
Sonuç olarak, BIS tarafından hazırlanan Kılavuz’da yer alan bu 8 temel unsura dikkat edilerek hazırlanan bir İhracat Uyum Programı, istikrarlı ihracat kararları verilmesi, işlerin güvenilir şekilde yürütülmesi, siparişlerin yerine getirilmesi ve eksiksiz bir şirket durum analizi yapılması bakımından ABD’nin EAR kapsamındaki yaptırımlarına yönelik uyum korumaları sağlamaktadır. Bunun yanı sıra, İhracat Uyum Programı bir müşterinin veya işlemin meşruluğu hakkında soru doğurabilecek kırmızı çizgilerin anlaşılması ve aktarılması bakımından da bir araç olacaktır. Böyle bir program, şirket çalışanlarına eğitim ve farkındalık sağlanması yoluyla istemeden de olsa ortaya çıkabilecek olan EAR ihlallerine karşı koruma sağlayacaktır. Ayrıca BIS’in İhracat Yönetim ve Uyum Bölümü’nün şirketler tarafından hazırlanacak İhracat Uyum Programlarını ücretsiz olarak inceleyeceğini hatırlatmak isteriz.
