Kayıt Tarihleri Belli Olmuşken Sicile Kayıt Detaylarını Hatırlayalım

Geçtiğimiz günlerde sıcağı sıcağına yayınladığımız yazımız ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”), uzun bir bekleyişin ardından Veri Sorumluları Sicili’ne (“Sicil”) kayıt tarihlerini belirleyip ilan ettiğinden, ayrıca aynı gün yayınlanan iki kararla bazı veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünden müstesna tutulduğundan bahsetmiştik. Bu yazımızda da kayıt tarihlerinin de belli olmasıyla birlikte herkesin aklındaki ortak sorunun cevaplarına değineceğiz; Sicile kayıtla ilgili nelere dikkat edilmeli?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) genel esaslarına yer verilen Sicil, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’le (“Yönetmelik”) ayrıntılı şekilde düzenleniyor. Yönetmelik hükümlerinde özellikle dikkat edilmesi gereken konular ise Sicile ilişkin ilke ve esaslar, kayıt işlemi, verilerin azami muhafaza süresi ile irtibat kişisi ve veri sorumlusu temsilcisi alt başlıklarında düzenleniyor.

Sicile İlişkin İlke ve Esaslar

Kurul, Sicile ilişkin ilke, usul ve esaslar başlığı altında öncelikle veri sorumlularının veri işleme faaliyetlerine başlamadan önce Sicile kayıt yükümlülüklerini  tekrar ediyor. Bu noktada bu temel düzenlemenin, Sicilin faaliyetine başlamasından ve Kurul’un halihazırda yayınladığı ilk kayıt takvimi sürelerinin sona ermesinden sonra hayata geçeceğini hatırlatmakta fayda var.

Sicil kamuya açık bir şekilde tutuluyor olacak. Bu sayede kişisel verileri işlenecek ilgili kişiler, Sicil üzerinden veri sorumlularının bilgilerine erişebilecek, ayrıca hangi verilerinin ne kadar süre ile işleneceğine dair bilgi sahibi olabilecekler.

Sicile ilişkin ilkeler noktasında belki de en önemli husus Sicil ile veri envanterinin birbirleri ile olan bağlantısı. Zira Yönetmelik hükmüne göre Sicil başvurularında Sicile açıklanacak bilgiler Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak hazırlanacak. Öte yandan veri sorumlularının Kanun’dan doğan yükümlülüklerinin çerçevesinin belirlenmesinde de veri envanterine dayalı olarak Sicile bildirilip yayınlanan bilgiler esas alınacak. Bu kapsamda aydınlatma yükümlüğünün, ilgili kişilerin başvurularına verilecek yanıtların ve ilgili kişilerden alınacak açık rızaların kapsamlarının belirlenmesinde Sicilde yayınlanan bilgiler önem arz edecek. Dolayısıyla Sicile kayıt öncesinde veri envanterinin sürece uygun şekilde hazırlanmış olması dikkat edilmesi gereken hususlardan.

Daha önceden Sicile kayıt yükümlülüğüne tabi olmadığı halde kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumlularının kayıt yükümlüsü haline geldikleri tarihten itibaren otuz gün içerisinde kayıt yükümlülüklerini yerine getirmeleri gerekeceğini de hatırlatalım.

Sicile Kayıtta Verilecek Bilgiler

Sicile Kayıt İşlemi

Sicile kayıt işlemi ve sonrasında Sicil üzerinde veri sorumlularınca gerçekleştirilecek tüm işlemler, internet üzerinden erişim sağlanabilecek bir bilişim ağı olan VERBİS üzerinden yapılacak.

Sicile kayıt başvurusunda bulunacak veri sorumlularının VERBİS üzerinden, veri envanteri ile de paralellik arz edecek şekilde aşağıdaki asgari bilgileri iletmeleri gerekiyor:

  • Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisine ait kimlik ve adres bilgilerine ilişkin başvuru formunda yer alan bilgiler,
  • Kişisel verilerin hangi amaçlarla işleneceği,
  • Veri konusu kişi grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
  • Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
  • Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
  • Kişisel veri güvenliğine ilişkin veri sorumluları tarafından alınan tedbirler,
  • Kişisel verilerin azami muhafaza edilme süresi.

Azami Muhafaza Süreleri

Yönetmelikte düzenlenen en önemli konulardan biri de kişisel verilerin ne kadar süre ile muhafaza edileceği belirlenirken dikkate alınacak kriterler. Kanun’un belirlediği genel ilkelerde de belirtildiği üzere kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca veri sorumluları tarafından muhafaza edilebiliyor.

Düzenlemeye göre veri sorumluları tarafından verilerin hangi sürelerle işleneceğine ilişkin bilgiler ilgili veri kategorileri de eşleştirilerek Sicile bildirilecek. Veri sorumlusu tarafından Sicile bildirilen işleme amaçlarına dayalı muhafaza süreleri ile mevzuattaki süreler farklı olabilir. Bu durumda mevzuatta azami muhafaza süresi öngörülmüşse bu süre, yoksa bunlardan en uzun süre esas alınarak veri kategorisi için süre bildirimi yapılması gerekiyor. Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli azami muhafaza süreleri belirlenirken Kurulca aşağıdaki hususların dikkate alınması gerektiği düzenlenmiş:

  • İlgili veri kategorisinin işlenme amacı kapsamında veri sorumlusunun faaliyet gösterdiği sektörde genel teamül gereği kabul edilen süre,
  • Kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ve ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin devam edeceği süre,
  • Veri sorumlusunun elde edeceği meşru menfaatin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak devam edeceği süre,
  • İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken devam edeceği süre,
  • Belirlenecek olan azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı,
  • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü gereği kişisel verileri saklamak zorunda olduğu süre,
  • Veri sorumlusu tarafından kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen azami zamanaşımı süresi.

İrtibat Kişisi ve Veri Sorumlusu Temsilcisi

Bilindiği üzere tüzel kişilerde veri sorumlusu tüzel kişiliğin kendisidir ve veri sorumlusu sıfatından doğan yükümlülükler bu tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili organ ya da kişilerce yerine getirilir. Bu sorumluluk baki kalmak kaydıyla pek çok sicil tipinde olduğu gibi Veri Sorumluları Sicilinde de irtibat kişisi kavramının düzenlendiğini görüyoruz. İrtibat kişisi, Türkiye’de yerleşik tüzel kişi veri sorumluları tarafından belirlenip Kurum ile kurulacak iletişim için Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişidir. Bu noktada irtibat kişisinin veri sorumlusunun hiçbir surette temsile yetkili olmadığını belirtmekte fayda var. İrtibat kişisinin tek görevi ilgili kişilerin veri sorumlusuna yönelteceği taleplerin cevaplandırılması konusundaki iletişimin sağlanmasıdır.

Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumlularının da Sicile kaydolacağı, Sicil nezdinde çeşitli işlemler yürüteceği düşünüldüğünde, Yönetmelik ile bu kimselerin temsil sorununa ilişkin bir çözüm getiriliyor; veri sorumlusu temsilcisi. Veri sorumlusu temsilcileri, Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumlularının Sicil nezdindeki işlemleri yürütebilmeleri adına yetkilendirdikleri Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ya da Türkiye’de yerleşik tüzel kişilerdir. Veri sorumlusu temsilcisinin, çoğunluğu veri sorumlusunun iletişim sorunlarını gidermek üzerine kurulmuş çeşitli görevleri bulunuyor:

  • Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) tarafından yapılan tebligat ve yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etmek,
  • Kurum tarafından veri sorumlusuna yöneltilen talepleri veri sorumlusuna; veri sorumlusundan gelecek cevapları da Kurum’a iletmek,
  • Kurulca ayrı bir düzenleme yapılmamışsa, ilgili kişi başvurularını veri sorumlusu adına almak ve veri sorumlusuna iletmek,
  • Kurulca ayrı bir düzenleme yapılmamışsa, başvurular üzerine veri sorumlusunun cevabını ilgili kişilere iletmek,
  • Veri sorumlusu adına Sicile ilişkin iş ve işlemleri yapmak.

Son olarak hatırlatmakta fayda var; Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğüne tam olarak riayet edilmesi, Sicile yapılan bildirimlerin gerçeği tam olarak yansıtması ve yanıltıcı bilgi içermemesi çok önemli. Aksi takdirde veri sorumlularının yirmi bin TL ile bir milyon TL arasında bir idari para cezası ile karşılaşmaları mümkün.

Şimdi kayıt olun
Son blog yazılarımızı e-posta ile alın.
Ramiz Arslan

Ramiz Arslan

Ramiz Arslan otomotiv, bankacılık ve finans, perakendecilik ve teknoloji alanlarında faaliyet gösteren yerli ve yabancı şirketlere rekabet hukuku alanında danışmanlık vermektedir. Ramiz birleşme ve devralmalar ve ortak girişim izin başvuruları, nihai incelemeleri, rekabet kurumu soruşturmaları, menfi tespit/bireysel muafiyet başvuruları da dâhil olmak üzere rekabet hukuku konularının tüm yönlerinde hukuki danışmanlık sağlamakta ve Türk ve çokuluslu firmaları Rekabet Kurumu ve düzenleyici kurumlar nezdinde temsil etmektedir. Ayrıca, veri koruma kanunu ve gizliliğine uygun iş modelleri oluşturma ve riskleri en aza indirecek çözümler geliştirme de dahil olmak üzere veri korumaya uyum işlemlerinde ve gizlilik konularında şirketlere yardımcı olmaktadır. Müvekkilleri enerji ve üretimden bankacılık ve finans ve gayrimenkul sektörüne kadar çeşitli alanlarda faaliyet göstermektedir. Türk ve uluslararası firmalara yasal stratejilerin uygulanmasında, uygun stratejilerin geliştirilmesinde veya şirketlerin ihtiyaçlarını iyileştirmek için gereken ticari yaklaşımların saptanması konusunda da danışmanlık yapmaktadır.

Tam biyografi