Kişisel Verileri Koruma Kurulu’ndan dört yeni karar!

Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından son dönemde uygulamayı yakından ilgilendiren kararlar yayınlandı. Bu yazımızda, Kurul’un, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması ve korunması, Kurul kararlarına uyulması ve aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili olan kararlara ilişkin bilgilendirmemizi bulabilirsiniz.

I. Teknik Servis Hizmeti Veren Veri Sorumlusunun Kurul Kararına Uymaması

Teknik servis hizmeti veren veri sorumlusu firma hakkında kişisel verileri ihlal ettiği gerekçesi ile Kurul’a gelen ihbar neticesinde, Kurul firmanın internet sitesinde servise bırakılan cihazlar için kişilere verilen sorgu numaralarının son iki hanesinin değiştirilerek başka cihaz sahiplerine ait cihaz kod numaralarına ulaşılabildiğini ve bunu takip eden linklerde ise ilgili kişilere ait kimlik bilgileri ile sahip oldukları cihazlara ilişkin kod numaralarına erişilebildiğini tespit etmişti. Kurul bu tespiti üzerine, veri sorumlusu tarafından söz konusu linklerin kullanımının durdurulmasına ve kişisel verilerin güvenliğine ilişkin gerekli idari ve teknik tedbirleri almaması sebebi ile veri sorumlusu firmanın 150.000 TL idari para cezası ödemesine karar vermişti.[1]

Kurul’un bu kararının şirkete tebliğinden sonra, Kurul tarafından veri sorumlusu firmanın internet sitesinde yapılan sorgulamada, internet sitesi üzerinden yönlendirilen çeşitli linkler aracılığı ile halen teknik servis hizmeti alan ilgili kişilerin sahip oldukları cihazların kod numaralarına ulaşılabildiği, kargo gönderileri sorgulama linki aracılığı ile firma tarafından ilgili kişilere gönderilen kargoları teslim alan kişilerin ad ve soyad bilgilerine açık bir şekilde erişilebildiği tespit edilmiş olup; veri sorumlusu firmanın Kurul Kararı’na uymadığı tutanağa bağlandı. Bunun üzerine Kurul, Kurul kararına uymama sebebi ile veri sorumlusu firmaya 50.000 TL idari para cezası uygulanmasına ve söz konusu sorgulama sistemine erişimin tamamen engellenmesine karar verdi.[2]

II. Sadakat kartları hizmet alımına engel mi? [3]

Tüketici şikayetleri ve Kurum’a intikal eden ihbarlar sonucunda Kurum bir marketi mercek altına aldı. Şikayetlerde marketin bazı alışveriş/hizmet alımlarında indirim ve puan biriktirme avantajı sağlayan sadakat kartlarının açık rızanın bir ürün veya hizmetin sunulmasına ilişkin koşul olarak ileri sürüldüğü, ihbarlarda ise marketin kart kullanımına ilişkin açık rıza alma esnasında “Veri İzni Alma Uygulaması” adı altında 0,01 TL’lik bir hizmet bedeli alındığı iddia edildi.

Yapılan incelemede, müşterilerin sadakat karta ilişkin açık rıza vermemeleri halinde kendilerine hizmet sunulmaması gibi bir durumun ortaya çıkmadığı, dolayısıyla hizmet veya ürün sunumunun açık rıza şartına bağlanmadığı anlaşıldı. Marketin savunmasından müşterilere çeşitli kanallardan yapılan duyuruların hukuka uygun olmayan şekilde elde edilen kişisel verilere meşruiyet kazandırılması için değil, aksine önceden alınan rızalara ilişkin matbu formdaki bazı eksiklik veya tahrifatların giderilmesi amacıyla alındığı anlaşıldığından konuya ilişkin bir işlem tahsis edilmedi.

“Veri İzni Alma Uygulaması” adı altında alınan hizmet bedelinin ise alışveriş kasalarına kurulan bilgi teknolojileri sisteminden kaynaklanan ve sehven yansıtılan bir bedel olduğu ve söz konusu bedelin müşteri kartlarına aynı tutarda indirim olarak yüklendiği anlaşıldığından, bu hususta da herhangi bir işlem yapılmamasına hükmedildi.

Bu süreçte marketin Üyelik Rıza metni ile Aydınlatma Metni arasında tutarsızlıklar tespit eden Kurul, bu tutarsızlıkların giderilmesine ve Aydınlatma metninin kanunun temel ilkeleri ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e (“Tebliğ”) uygun hale getirilmesine hükmetti. Bu kararın arkasında yatan sebebin, marketin gıda ve ihtiyaç maddelerinin perakende olarak tüketiciye sunulması faaliyetinin kapsamını ve amacını aşan nitelikteki özel nitelikli kişisel verileri toplaması ve işlemesi olduğu anlaşıldı.

III. Siz siz olun başvurulara zamanında cevap verin![4]

İlgili kişinin hakları kapsamındaki taleplerini veri sorumlusu T.C. Ziraat Bankası A.Ş.’ye (“Banka”) bildirmesi ile başlayan süreç, Kurum’un önüne geldi. Kuruma yapılan şikayet başvurusunda Banka’nın kanuni yükümlülüğü olan 30 günlük sürede ilgili kişinin başvurusuna yanıt vermediği anlaşıldı.

Kurum’un konuya ilişkin açıklama talebini içeren yazısı Banka’ya teslim edilmekle beraber, Banka’dan herhangi bir dönüş yapılmamasını takiben Kurum, Kanun’un 18/3. maddesi çerçevesinde sorumlular ile gerekli tedbirleri almak ve denetimleri yapmakla yükümlü kişiler hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılmasına karar verdi.

İlgili kişi başvurusuna ilişkin ise Banka tarafından cevap verilmesine ve Banka’nın kanuni yükümlülüklerine uyum konusunda azami dikkat ve özen göstermesi konusunda talimat verilmesi kararlaştırıldı. Son olarak Banka’nın internet sitesinde yer alan Aydınlatma Metni’ne ilişkin görüşlerini bildiren Kurul, ilgili metinde işlenen verilerin hangi hukuki sebebe dayandırıldığı belirtilmediği ve veri işleme amaçları ifadesinin belirsizlik yarattığı gerekçesiyle metnin gözden geçirilmesine ve Tebliğ’e uygun hale getirilmesine hükmetti.

IV. Kurul’a Yapılan Şikayet

İlgili kişi, bir şahsın kendisi ve ailesine ait kişisel verilere hukuk dışı yollar ile erişerek bu verileri ilgili kişinin rızası olmaksızın üçüncü kişiler ve İcra Müdürlükleri ile paylaştığı iddiası ile Kurul’a şikayette bulundu.

Kurul tarafından yapılan inceleme neticesinde, şikayet edilen şahsın kısmen veya tamamen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla gerçekleştirdiği bir veri işleme faaliyetinin olmadığı, dolayısıyla kendisinin veri sorumlusu olarak değerlendirilemeyeceği belirtildi.

Ek olarak, Kurul, şikayet edilenin eylemlerinin Türk Ceza Kanunu kapsamında suç niteliği taşıyabileceğini belirtmiş ve konunun ceza yargılaması konusu olabileceğini açıkladı. Bu nedenlerle, ilgili kişinin iddiası bakımından Kurul tarafından yapılabilecek bir işlem olmadığına karar verildi.[5]

Sonuç

Kurum kararlarınında veri sorumluları için önemli mesajlar içerdiği kanaatindeyiz. Bu kapsamda Kurul kararlarının yerine getirilmesinin önemi ve gerekliliğini ve Kurul’a yapılan şikayetlerde ortaya konan iddiaların ispat yükünün başvurucuda olduğunu hatırlatır, başkalarına ait kişisel verilerin ilgili kişilerin rızası olmadan elde edilmesinin Türk Ceza Kanunu kapsamında suç teşkil edeceğini dikkatinize sunarız. Ayrıca kararlardan Kurul’un veri sorumlularının aydınlatma metinlerini mercek altına aldığı anlaşılmakla, aydınlatma metinlerinizi Kanun’un temel ilkeleri ve Tebliğ kapsamında yeniden gözden geçirmenizin faydalı olabileceğini belirtmek isteriz.


[1] Kurul’un 14/02/2019 Tarihli ve 2019/23 Sayılı Kararı

[2] Kurul’un 05/03/2019 Tarihli ve 2019/52 Sayılı Kararı

[3] Kurul’un 25.03.2019 Tarihli ve 2019/82 Sayılı Kararı

[4] Kurul’un 02.05.2019 Tarihli ve 2019/122 Sayılı Kararı

[5] Kurul’un 01/03/2019 Tarihli ve 2019/47 Sayılı Kararı

Kişisel Verilerin Korunması Alanında Yol Gösterici Gelişmeler: İngiltere Ses Kaydı ve Diğer Biyometrik Verilerin İşlenmesi Konusunda GDPR’ı Nasıl Uyguluyor?

Regülasyon ekosisteminin önemli unsurlarından olan kişisel verilerin korunması, 6698 sayılı Kanun’un yürürlüğe girmesi ile ülkemizdeki uygulama hayatına da hızlı bir giriş yaptı. Gelişen teknolojiler karşısında dijitalleşen dünyanın en değerli varlığı olan “kişisel veriler”; bir taraftan müşteri davranışları ve kullanıcı tercihlerini gözlemleyerek kişiselleştirilmiş hizmetlerin önünü açarken bir taraftan da veri sahiplerinin mahremiyetlerini hacir altına alıyor. İnovsyon destekli yaratıcı yıkım süreçlerinin karşı karşıya getirdiği bu menfaatler arasındaki dengeye hukuk zerk etmek ise yine yasamaya ve düzenleyici otoritelere düşüyor.

Bu kapsamda, veri koruma kurallarına uluslar üstü bir standart kazandırmayı amaçlayan General Data Protection Regulation (“GDPR”), 2016 yılından itibaren mehaz Avrupa uygulamalarını düzenliyor. Ülkemiz veri koruma mevzuatına da doğrudan şekil vermiş olan GDPR’ın Avrupa’daki uygulama trendleri ise veri koruma alanındaki karar insicamını yeni yeni oluşturan tüm ülkeler tarafından yakından takip ediliyor ve referans alınıyor.

İşte bu bağlamda, GDPR temelli bir veri koruma uygulamasına sahip olan Birleşik Krallık cephesinde biyometrik verilerin işlenmesine kılavuzluk edecek bir gelişme yaşandı. Avrupa veri koruma içtihadı üzerinde önemli etkisi olan Birleşik Krallık Veri Koruma Otoritesi[1] (“ICO”), İngiltere Gelir ve Gümrük İdaresi’nin[2] (“HMRC”) telefon destek hattını arayan kullanıcıların ses kaydı verilerinin işlenerek otomatik bir ses tanıma (Voice ID) sistemi kurulmasını incelemiş ve açık rıza alınmadan işlenen yaklaşık beş milyon kullanıcının verisinin silinmesi yönünde karar vermiştir.

Bildiğiniz üzere, kişisel verilerin işitsel bir izdüşümü olan ses kayıtları, gerek ülkemizde gerekse Avrupa veri koruma otoritelerince biyometrik veriler kategorisinde değerlendiriliyor ve özel verilerin işlenmesi rejimine tabi tutuluyor. Bu kapsamda, veri koruma ağının işleyişine yön veren İngiltere’deki güncel uygulama trendleri ile bunların ülkemizdeki yansımalarına dair değerlendirmeler de önem kazanıyor.

İnceleme konusu uygulama

HMRC, 2017 yılında telefon destek hattının ara yüzü içerisine yeni bir otomasyon sistemi ekledi. Kullanıcıların, uzun güvenlik prosedürlerini tamamlayarak kimliklerini teyit etmek için vakit kaybetmelerine engel olmak isteyen bu sistem, kullanıcıların ses kayıtlarını alarak bir sonraki aramalarında onları seslerinden tanımlamak üzere işletiliyor. Kullanıcıların bir HMRC danışmanı ile konuşmaya başlamalarına kadar geçen süreyi önemli ölçüde kısalttığı değerlendirilen sistemin, tüm bu etkinlik kazanımlarını sağlayabilmesi için ise öncelikle veri koruma kuralları ile tam uyumluluğu sağlaması gerekiyor.

İşte HMRC’nin sisteminin karşılaştığı problem de tam burada ortaya çıkıyor. İleri teknolojik imkanlar karşısında bireylerin mahremiyetlerini ve medeni özgürlüklerini korumayı hedefleyen bir sivil haklar organizasyonu olan Big Brother Watch[3] tarafından hazırlanan bir şikayet üzerine başlatılan inceleme sonucunda, vergi otoritesinin bahse konu sisteminin GDPR ile uyumlu olmadığı anlaşılıyor. Gerçekten de, kar amacı gütmeyen bir organizasyon olarak özellikle devlet destekli mahremiyet ihlallerini engellemek amacıyla kampanyalar yürüten ve kamu davalarına katılan Big Brother Watch; Haziran 2018’de şikâyet konusu eylemlerin detaylarını açıklamış[4] ve kullanıcılara verilerini ses tanıma sistemine aktarmak dışında bir seçenek sunulmadığını belirterek sistemin kullanıcıların rızası hilafına uygulamaya koyulduğunu iddia etmişti.

Birleşik Krallık Veri Koruma Otoritesi’nin kararı

Big Brother Watch şikâyeti üzerine konuyu inceleme altına alan ICO ise HMRC tarafından kurulan sistemin bir biyometrik veri türü olan ses kayıtlarının işlenmesi üzerine inşa edildiğini değerlendirerek bu tür verilerin özel nitelikli veriler grubuna dâhil olduğunu ve işlemeler için kullanıcılardan açık rıza alınması gerektiğini belirtiyor. İnceleme konusu uygulamayı da bu perspektiften değerlendiren İngiliz veri koruma otoritesi, kullanıcılardan ses tanıma sistemine dâhil edilmeleri aşamasında tatminkâr bir “açık rıza” alınmadığını ve kullanıcılara sistemden çıkabilme opsiyonunun (opt-out) izah edilmediğini değerlendiriyor[5]. Özel nitelikli biyometrik verilerin, kullanıcıların açık rızası olmaksızın işlenmesinin veri koruma kurallarına aykırı olduğuna kanaat getiren ICO, bu sebeple HMRC tarafından mevzuata aykırı şekilde toplanarak işlenen tüm verilerin silinmesine karar veriyor[6].

Veri koruma otoritesinin kararına saygı duyduğunu belirten HMRC ise bir yandan mevzuata aykırı şekilde sistemine dâhil ettiği yaklaşık beş milyon kullanıcının verisini imha ederken bir yandan da ses tanıma sisteminin devamlılığını sağlamak adına kullanıcılardan rıza alma sürecini yeniden gözden geçiriyor. GDPR döneminde biyometrik verilere ilişkin ilk defa böyle bir yaptırım uygulanmasını öngören karar, biyometrik verilerin, ileri bir koruma gerektiren özel nitelikli verilerden olduğunu sarih biçimde tanımlayan ilk karar olması ile de dikkat çekiyor[7].

Veri koruma uygulamasının en kapsamlı “veri imha etme” vakıasını ortaya çıkartan ICO kararı, gerek biyometrik verilerin işlenmesi konusundaki hassas sinir uçlarına işaret etmek açısından gerekse veri koruma kurallarının vergi idaresi gibi önde gelen kamu kuruluşlarına da tavizsiz uygulanacak olduğunu göstermesi açısından ülkemiz uygulamasına da yol gösterecek önemli iç görüler içeriyor. Bu itibarla, bankalar, GSM operatörleri ve hastaneler başta olmak üzere telefon destek hatlarını yaygın kullanan teşebbüsler açısından ICO’nun kararından ders çıkartılabilecek noktaların daha iyi anlaşılması adına, ses kaydı kullanımlarının biyometrik veri vasfını incelememiz de faydalı olacaktır.

Ses kaydının biyometrik veri olup olmadığını nasıl anlarım

Ses tanıma sistemleri, bireyin kendisine has ses şablonunu ve konuşma ritmini analiz ederek parmak izi benzeri bir biyometrik tanıma ve kimlik tespit etme işlevi taşıyor. Sisteme işlenen bir ses kaydının vokal karakterini çözümlemek için yüzlerce farklı davranışsal faktörü inceleyen ses tanıma sistemleri, konuşan kişinin ağız yapısı, konuşma hızı ve vurgu şemalarını da bu değerlendirmeye dâhil ediyor.

Sesleri ve ritimleri sayısal bir şablon üzerine oturtan bu sistemler, her birey için farklı bir işitsel kimlik oluşturup kişinin hasta olduğu veya sesinin değiştiği durumlarda dahi tanımlama yapabilecek şekilde dizayn ediliyor.

Öte yandan belirtmek gerekir ki, “biyometrik ses tanıma sistemleri” ile “otomatik ses algılama sistemlerini” birbirleri ile karıştırmamak gerekiyor. Biyometrik ses tanıma sistemlerinin aksine, otomatik ses algılama sistemleri yalnızca sisteme yöneltilen kelimeleri algılayarak bu kelimeler üzerinden talimatlar alıp yönlendirmeler veriyor fakat kullanıcının kimliğini tanımlamak üzere herhangi bir işlem gerçekleştirmiyor. Veri koruma sorumluluklarının belirlenmesinde önem arz eden bu farklılık kapsamında; ses verisini kişileri tanımlamak için kullanan biyometrik sistemler için kullanıcının açık rızası gerekirken herhangi bir tanımlama işlemi içermeyen sesli komut sistemleri açısından bu yükümlülük gündeme gelmiyor.

Karara ilişkin tepkiler

İnovatif dijital hizmetlerin hayatlarımızı kolaylaştırdığını” belirten ICO Yardımcı Komiseri Steeve Woods, konuya ilişkin hazırladığı değerlendirme yazısında “bu gelişmelerin bedelinin bireylerin temel mahremiyet haklarının ihlali olmaması gerektiğini” belirtiyor[8].

ICO Komiseri Elizabeth Denham ise HMRC’nin “ses tanıma sistemini uygularken veri koruma prensipleri hakkında hiç denecek kadar az değerlendirme yaptığını” belirterek “bilgilerin toplanması esnasında kullanıcılarla kurum arasında belirgin bir güç dengesizliği olduğunu” ekliyor “kullanıcıların sisteme girmeyi nasıl reddedeceklerinin veya reddetmeleri halinde herhangi bir olumsuzluk yaşamayacaklarının açıklanmadığına” da vurgu yapıyor[9]. Konunun veri koruma ve hesap verebilirlik açısından önemli olduğunu da belirten ICO Komiseri, “HMRC nezdinde bir denetim gerçekleştirerek karara uyulup uyulmadığını takip edebileceklerine” de dikkat çekiyor[10]

Şikâyeti gerçekleştirerek inceleme sürecini tetikleyen Big Brother Watch organizasyonunun Direktörü Silkie Carlo ise konuya ilişkin yaptığı açıklamada “kararın biyometrik verilerin toplanmasına ilişkin emsal niteliğinde olduğunu” değerlendiriyor[11]. HMRC İcra Kurulu Başkanı Sir Jon Thompson ise konuya ilişkin yazdığı mektup ile bahse konu verileri silmeye başladıklarını belirterek “ses tanıma sisteminin kullanıcılar arasında popüler olduğunu ve kullanıcı verilerinin de daha etkin korunmasını sağladığını” ve yürürlükte kalmasından memnun olduklarını belirtiyor[12].

Sonuç

ICO’nun kararı biyometrik verilerin işlenmesi alanında birtakım ilklere sahne oluyor. Birleşik Krallık’taki en kapsamlı veri imhasına karar veren veri koruma otoritesi, bu kararı ile GDPR temelli uygulamalarında ilk defa “ses kayıtlarını” ve dolayısıyla da “biyometrik verileri” daha ileri bir koruma rejimine tabi özel nitelikli verilerin içerisinde değerlendiren bir içtihat oluşturuyor. Bu kapsamda belirtmek gerekir ki, ülkemiz veri koruma mevzuatı kapsamında da özel nitelikli veri olarak değerlendirilen biyometrik verilerin işlenmesi için kullanıcıların açık rızalarının alınması gerekiyor.

Açık rızanın yokluğunda toplanan verilerin; veriyi toplayan kurumun bir kamu kurumu olmasına veya toplanan verilerin hacminin ne kadar büyük olduğuna bakılmaksızın silinmesine karar verilebileceğini ve bu durumun takip eden denetim ve yerinde incelemeler ile temin edilebileceğini gözler önüne seren karar, bu tür verilerin işlenmesi ile iştigal eden şirketler açısından da bir uyarı niteliği taşıyor. Açık rızanın nasıl algılanması ve neleri ihtiva etmesi gerektiği konusunda da ipuçları veren ICO kararı; rızası aranan kullanıcılara, bahse konu sistemden çıkma hakları (opt-put) olduğunun ve bu hakkı icra etmeleri durumunda kendilerine sağlanan hizmetlerin olumsuz etkilenmeyeceğinin açıkça ve pro-aktif olarak belirtilmesi gerektiğini öğütlerken sisteme dâhil olmanın mecburi olduğu yönünde bir izlenim uyandırmaktan da kaçınılması gerektiğini gösteriyor.

Türk veri koruma rejimi tarafından da yakından takip edilen GDPR uygulamaları hakkında faydalı iç görüler sağlayan bu içtihat; özellikle bankalar, GSM operatörleri, internet servis sağlayıcıları ve hastaneler gibi kapsamlı telefon destek hizmetleri sunan ve ses kaydı verileri ile muhatap olan teşebbüsler açısından önem arz ediyor.

Bu itibarla belirtmek gerekir ki, ses kaydı veya parmak izi gibi biyometrik verilerin kişileri tanımlamak için kullanılmasını içeren uygulamaları hayata geçirecek kurumların, öncelikle kullanıcılara yüksek standartta bilgi veren ve seçeneklerini tanımlayan bir açık rıza prosedürü hazırlamaları gerekiyor. Aynı kapsamda, bu tür bir açık rıza almadan bahse konu verileri işlemeye başlamış olan kuruluşların ise bu verileri imha etmeleri veya kullanıcılardan açıklanan şekilde bir açık rıza almaları önem kazanıyor. Benzer bir durumda, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından nasıl bir aksiyon alınacağı konusu henüz keşfedilmeyi beklerken İngiliz veri koruma otoritesinin GDPR uygulamalarının, büyük ölçüde yol gösterici olabileceği değerlendiriyoruz.


[1] The Information Commissioner’s Office.

[2] Her Majesty’s Revenue and Customs.

[3] https://bigbrotherwatch.org.uk/about/who-we-are/

[4] https://bigbrotherwatch.org.uk/2018/06/hmrc/

[5] https://www.itpro.co.uk/privacy/33577/the-ico-compels-hmrc-to-delete-5m-biometric-records

[6] https://ico.org.uk/action-weve-taken/enforcement/hmrc/

[7] https://ico.org.uk/about-the-ico/news-and-events/news-and-blogs/2019/05/blog-using-biometric-data-in-a-fair-transparent-and-accountable-manner/

[8] https://ico.org.uk/about-the-ico/news-and-events/news-and-blogs/2019/05/blog-using-biometric-data-in-a-fair-transparent-and-accountable-manner/

[9] https://ico.org.uk/about-the-ico/news-and-events/news-and-blogs/2019/05/blog-using-biometric-data-in-a-fair-transparent-and-accountable-manner/

[10] https://ico.org.uk/about-the-ico/news-and-events/news-and-blogs/2019/05/blog-using-biometric-data-in-a-fair-transparent-and-accountable-manner/

[11] https://www.itpro.co.uk/privacy/33577/the-ico-compels-hmrc-to-delete-5m-biometric-records

[12] https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/799688/Letter_from_Sir_Jonathan_Thompson_to_HMRC_Data_Protection_Officer_-_3_May_2019.pdf

Kişisel Verilen Korunması Mevzuatında Yapılan Son Değişiklikler

28 Nisan 2019 tarihinde yayınlanan Resmi Gazete ile i) “Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik”, ii) “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik”[1] ve iii) “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ”’de bazı değişiklikler yapılmıştır.

Mevzuat değişikliklerine ek olarak, yine aynı tarihte, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) resmi web sitesinde “Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlama Rehberi” yayınlanmıştır. Yazımızda bu rehbere ilişkin olarak da hazırlanmış olan kısa bilgilendirmeyi bulabilirsiniz.                                                                                                                                                        

VERİ SORUMLULARI SİCİLİ (“SİCİL”) HAKKINDA YÖNETMELİK’TE YAPILAN DEĞİŞİKLİKLER

– Yönetmeliğin tanımları düzenleyen ilgili maddesinde yapılan değişiklikler neticesinde irtibat kişisi ile kişisel veri işleme envanteri tanımına birtakım eklemeler yapılmış olup; bu eklemeler ile;

       (a) Mevzuattan doğan yükümlülükleri bakımından Kurum ile iletişimi sağlayacak olan irtibat kişisinin;

              (i) Türkiye’de yerleşik olan gerçek ve tüzel kişiler için veri sorumlusu;

              (ii) Türkiye’de yerleşik olmayan gerçek ve tüzel kişiler için ise veri sorumlusu temsilcisi tarafından Sicil’e kayıt esnasında bildirileceği;

         (b) Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

(i) Kişisel verileri işleme faaliyetlerine, kişisel veri işleme amaçlarına, veri kategorisine, aktarılan alıcı grubuna, yabancı ülkelere aktarımı yapılan kişisel verilere ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirlere ek olarak veri işleme faaliyetinin hukuki sebebine ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza etme süresine yer verilmesi gerektiği düzenlenmiştir.[2]

– Kişisel Veri İşleme Envanteri’nin Sicile kayıtla yükümlü veri sorumluları tarafından hazırlanması kanuni bir yükümlülük haline getirilmiştir.

– Sicil’de yer alan ve kamuya açıklanacak olan bilgiler kapsamından irtibat kişisine ilişkin bilgiler çıkarılmıştır.

– Sicil’de yer alan kayıt bilgilerinde meydana gelen değişikliklerin, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren 7 (yedi) gün içerisinde Kurum’a bildirileceği düzenlenmiştir.

– Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) Sicil’e kayıt yükümlülüğüne istina getirirken değerlendireceği kriterlere Kurul’un daha önceki kararıyla da paralel olarak veri sorumlusunun yıllık çalışan sayısı ile yıllık mali bilanço toplamı bilgisi eklenmiştir.

AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLMESİNDE UYULACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA TEBLİĞ’DE YAPILAN DEĞİŞİKLİK

– Veri sorumlusunun farklı birimlerinde farklı amaçlarla işlenen kişisel veriler bakımından, her bir birim için aydınlatma yükümlülüğünün ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekliliğini düzenleyen ilgili madde yürürlükten kaldırılmıştır.

– Veri Kayıt Sistemi değişiklik öncesi “Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam” olarak tanımlanırken, değişiklik ile birlikte “Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi” olarak tanımlanmıştır.

KİŞİSEL VERİ İŞLEME ENVANTERİ HAZIRLAMA REHBERİ

Yayınlanan Rehber’de, Sicil’e kayıt yükümlülüğü olan veri sorumlularının;

– Kişisel verileri işleme faaliyetlerini,

– Kişisel veri işleme amaçlarını ve hukuki sebebi,

– Veri kategorisini,

– Kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grubunu,

– Kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza etme süresini,

– Yabancı ülkelere aktarımı yapılan kişisel verileri,

– Veri güvenliğine ilişkin alınan idari ve teknik tedbirleri

içeren Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlamakla yükümlü olduğu ve Kişisel Veri İşleme Envanteri ile VERBİS’in birbirinden farklı kavramlar olduğu ancak Kişisel Veri İşleme Envanteri’nin VERBİS’e kayıt esnasında kaynak olarak kullanılacağı düzenlenmiştir.

SONUÇ

Kanun’a uyumluluk kapsamında mevzuatta meydana gelen değişiklikleri yakından takip etmenin ve bu değişiklikler ışığında, prosedürleriniz ve politikalarınızda gerekli güncellemeleri yapmanın siz veri sorumlusu şirketler için önemini vurgulamak isteriz


[1] Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’te mevzuatın uygulanma esaslarını etkilemeyecek derecede şekli değişiklikler yapılmıştır.

[2] Kişisel Veri İşleme Envanteri tanımında yapılan bu değişiklik çerçevesinde; tüm mevzuatta yer alan bu tanım güncellenmiştir. 

Kimler VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün dışında tutuluyor?

Bildiğiniz üzere, 2016 yılında yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen tüm veri sorumluları için, veri işleme faaliyetine başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (“VERBİS”) kaydolma yükümlülüğü getirilmişti. Aynı kanun ile sicile kayıt yükümlülüğünün uygulanmayacağı bazı istisnai haller düzenlenirken, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na (“KVKK”) da ayrıca istisna getirme yetkisi verilmişti.

Bu doğrultuda KVKK’nın, VERBİS’e kaydolma yükümlülüğünden istisna tutulacak veri sorumlularını belirleyen kararı 15 Mayıs 2018 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlandı. Karara göre aşağıda belirtilenler, veri işleme faaliyetleri açısından açıklığı temin etmek amacıyla getirilen kayıt yükümlülüğünden istisna tutuluyor:

  • Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler,
  • Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler,
  • Dernekler Kanunu’na göre kurulmuş derneklerden, Vakıflar Kanunu’na göre kurulmuş vakıflardan ve Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu’na göre kurulmuş sendikalardan yalnızca söz konusu mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler,
  • Siyasi Partiler Kanunu’na göre kurulmuş siyasi partiler,
  • Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar,
  • Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler.