Avrupa Komisyonu dosyaya girişte data room kullanmaya başladı!

Savunma hakkının en önemli unsurlarından birini oluşturan dosyaya giriş hakları ve koşulları bakımından oldukça gelişmiş olan Avrupa Komisyonu bu konuda yeniliklere yenilik katıyor. Öyle ki, yakın zamanda dosyaya girişlerde gizli bilgilerin paylaşımı için oluşturulan sanal veri odaları –çoğumuzun corporate hayattan aşina olduğu data room, confidentiality ring gibi araçlar kullanılmaya başladı. Bu uygulama sıkça başvurulan hale gelmeye başlayınca da Komisyon rekabet dosyalarında kullanılan data roomlara dair bir Kılavuz yayınladı. Rekabet Kurumu da bu gelişmeleri takip ederek benzer bir yaklaşım benimseyecek mi? – Her rekabet hukukçusu gibi bizim de aklımızı kurcalıyor!

Dosyaya girişte data room kullanılmasının amacı ne ve uygulama nasıl işliyor?

Dosyaya giriş hakkı bakımından hassasiyetle tartılması gereken iki unsur bulunuyor:

  1. Hakkında soruşturma yürütülen taraflara ilişkin kullanılan ve delil niteliği taşıyan bilgilerin erişimine hakkaniyetli bir savunma hakkı tanınması adına izin verilmesi
  2. Bilgileri paylaşılan üçüncü tarafların ticari sır vb. niteliğindeki bilgi bilgilerinin soruşturmaya taraf teşebbüsler dahil tüm herkesten gizli tutulması

Genellikle bu iki unsur arasındaki dengeyi rekabet otoriteleri kuruyor ve bu kapsamda soruşturmaya taraf teşebbüslerin hangi bilgilere erişim sağlayabileceğini belirliyor. Bu uygulama ise bazı durumlarda taraflardan birinin ayağına basılmasına sebep olabiliyor. Örneğin; otoriteler gizlilik konusunda fazla korumacı yaklaşarak soruşturmaya taraf teşebbüslere ifşa edilmesinde sorun olmayacak nitelikteki bilgileri ve belgeleri de gizleyebiliyor. Tabi burada insan faktörü, usul ekonomisi gibi pek çok unsurun değerlendirmelerde denge bozabilecek nitelikte işlemesi işin cabası.

Komisyon tarafından yeni benimsenmeye başlayan data room uygulaması kapsamında ise bilgi sunan taraf ve soruşturmaya taraf teşebbüs arasında bir nevi ifşa sözleşmesi imzalanıyor. Bu doğrultuda Komisyon’a bilgi sunan taraf, söz konusu bilgilerinin hepsine ya da kısmi olarak soruşturmaya taraf teşebbüslerin bir kısmı ya da hepsiyle paylaşılmasına izin veriyor ve bilgilere erişim bu şekilde sağlanıyor.

Bilgi akışı her iki taraf bakımından kısıtlanıyor ve genellikle harici danışmanların yardımı ile bilgilerin data rooma konulması ve bilgilere data roomdan erişim sağlanması öngörülüyor. Bazı durumlarda başkaca yetkililer ile iktisatçıların da gizlilik halkası içerisinde bulunmasına izin verilebileceği anlaşılıyor. İfşa sözleşmesinde ayrıca bilgilerin kullanımından sonra yok edilmesine yönelik bir hükmün yer alması gerekiyor. Bu kapsamda, ifşa sözleşmesinin harici danışmanlar vb. tarafından ihlal edilmesi durumunda profesyonel disiplin cezaları resmin içine giriyor.

E bu durumda Komisyon’un rolü ne?

Komisyon data room kapsamında paylaşılabilecek bilgilere yönelik ifşa sözleşmesi imzalanması konusunda ve bilgilerin derlenmesinde yardımcı oluyor. Komisyon data roomun hangi durumlarda kullanılabileceğine karar veriyor ve taraflar data room uygulanmasını talep edebilmekle beraber Komisyon’un uygun görmediği durumlarda bu uygulama benimsenemiyor. İfşa sözleşmesinin Komisyon, bilgi sunan taraf ve soruşturmaya taraf teşebbüs arasında imzalanması üzerine data room paylaşımı başlayabiliyor – dolayısıyla  data room uygulamasının nasıl benimseneceği noktasında da Komisyon’un onayı aranıyor. Belgelerin içeriği bakımından, Komisyon bilgi sunan tarafın gerekli belgeleri ifşa etmesini isteyebiliyor.

Bu noktada Türkiye’de bulunmayan ancak Komisyon bünyesindeki dosyalarda sıklıkça başvurulan hearing officerların – Türkçe mealiyle savunmaların tarafsız bir şekilde gerçekleştirilmesinde ve sürecin izlenmesinde görevli olan duruşma görevlilerinin – rolü unutulmuyor ve taraflara uyuşmazlık çıktığı durumlarda hearing officerlara başvurma hakkı tanınıyor.

Peki Kılavuz’da neler var?

Kılavuz Komisyon’un bu zamana kadar benimsediği data room uygulamalarını derleyen ve ileriye yönelik etkilenebilecek paydaşları bilgilendirecek nitelikte.

Örnek vermek gerekirse; Kılavuz Komisyon’un süregelen uygulamasında iki tip data room uygulamasını benimsediğine yer veriyor. Birinci tipte harici danışmanlar belgeleri inceleyerek hakikaten önemli olabilecek potansiyele sahip belgeleri seçiyor ve seçtikleri belgeleri soruşturmaya taraf teşebbüsler ile gizli bilgilerden arındırılmış olarak paylaşıyor. Bu durumda gizli bilgi içermeyen seçilen belgeler açık açık savunmalarda kullanılabiliyor. İkinci tipte ise gizli bilgilerden arındırılmayan belgeler harici danışmanlar tarafından inceleniyor ve gizlilik teşkil edilen unsurlar kullanılmadan savunma yapılması sağlanıyor.

Data room uygulamalarında bilgi sağlayan taraf ile bilgiye erişime sahip taraf arasında imzalanan ifşa sözleşmesi bakımından taraflar arasında uyarlanarak akdedilebilecek bir taslak Kılavuz’da yer alıyor. Burada ifşa sözleşmesine konu belgeler ve bilgilerin ifşa edileceği tarafı temsil eden kişilere dair bilgilerin detaylı bir şekilde belirtilmesi gerektiği dikkat çekiyor. Zira sözleşme kapsamında bilgilere haiz kişilere de gizli bilgiye erişim, gizli bilginin muhafaza edilmesi, kullanılması ve yok edilmesi gibi hususlarda önemli sorumluluklar yükleniyor.

Biz rekabet hukukçusu gözlüğümüzü taktığımızda bu uygulamayı nasıl değerlendiriyoruz?

Oldukça iyi – zira data room uygulaması tüm belgelere erişim hakkının daha şeffaf bir şekilde kullanılmasını sağlayacak gibi duruyor. Geleneksel dosyaya girişlerde hemen hemen her rekabet danışmanını kafasını “yahu acaba boş yere fazla karartmalar mı oldu, diğer belgelerde neler vardı?” sorusu kurcalıyor. Data room uygulaması bu noktadaki bazı soruların silinmesine yardımcı olabilecek nitelikte! Öte yandan, bu uygulama Soruşturma Heyeti’nin de iş yükünü ve sorumluluk yükünü azaltabilir.  

Tabi bu noktada, harici danışmanlara oldukça önemli bir sorumluluk yüklenmesinden dolayı data room incelemesinin hangi tür dosyalarda hangi tür verileri incelemeyi bilen tecrübeli danışmanlar tarafından gerçekleştirilmesi teşebbüsler bakımından da oldukça önem kazanıyor.